dummy - elektronisches Fahrtenbuch (Finanzamt konform) österreich elektronisches Fahrtenbuch Fuhrparkverwaltung und Fahrtenbuch

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elektronisches Fahrtenbuch

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Fahrtenbuch und Fuhrparkverwaltung

Das gesetzlich anerkannte Fahrtenbuch für die Unternehmen erfordert im Flottenmanagementbereich große Aufmerksamkeit. Ein manuell geführtes Fahrtenbuch muss vollständig ausgefüllt- und rechtzeitig abgegeben werden.

Mit einem GPS-Tracker und der elektronischen Fahrtenbuchanwendung haben Sie eine manipulationssichere, einfach Anwendbare und komplett vollständige gesetzlich anerkannte Fahrtenbuchlösung.

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Nachstehende Informationen werden digital erfasst:

  • Abfahrtszeit von der Firma/Zuhause
  • Reiseplan/Routenvorgabe und Dauer
  • Fahrabsicht/Zweck der Fahrt
  • Kilometerstand von A nach B
  • Ob die Reise privat oder geschäftlich ist

Es gibt jedoch nach wie vor einige Unternehmen, die das Fahrtenbuch noch immer manuell führen. Wichtig ist jedoch, dass auch bei manueller Führung die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt werden, da ansonsten das Fahrtenbuch in Österreich als nicht anerkannt gelten kann.

Mit unserem GPS-Tracker ermöglichen wir eine Onlineanwendung bzw. das elektronische Fahrtenbuch, welches die vorgeschriebenen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt und für Sie als Kontrollsystem dient.

Lassen Sie Ihre Aufzeichnungen in Zukunft vollautomatisch von unseren Ortungsgeräten schreiben. Anhand der GPS-Tracker Software werden alle Daten digital erfasst, welche Zeitnah, lückenlos und manipulationssicher digital im Online Portal abrufbar sind. Ihre Fahrer müssen keine manuellen Fahrtenbücher mehr führen – dies geschieht ab jetzt an automatisch, einfach und unkompliziert.

Fahrtenbuch Vorlage zum Gratis Download

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Vorteile zum Umstieg auf ein digitales Fahrtenbuch

Wird das gesetzlich vorgeschriebene Fahrtenbuch, in Ihrem Unternehmen aktuell manuell geführt? Wir wissen, dass dieses System sehr unsicher ist und durch Mitarbeiter verändert bzw. manipuliert werden kann. Sie können diese Situationen vermeiden, in dem Sie sich für die digitale GPS-Ortung und das elektronische Fahrtenbuch für eine sichere und genaue Aufzeichnung entscheiden.

Das Fleet Management für Unternehmen ist heutzutage ein sehr aufwendiger Prozess. Um ein genaues und effizientes Management zu gewährleisten, müssen die Möglichkeiten der Technologie unbedingt genutzt werden. Dieses elektronische System zur Steuerprüfung von Unternehmen verhindert, dass Sie durch die Bereitstellung vollständiger Informationen gegen eine Gesetzeslage verstoßen. Die digitale Erfassung von Stoppzeit, Abfahrtszeit und Kilometerstand dient Ihnen u.a. zum Nachweis wer, wann und aufgrund welches Fahrverhaltens wie viel Kraftstoff verbraucht hat.

Das vollautomatische Fahrtenbuch

Aufgrund der permanenten Datenübertragung, werden alle Daten jeden Tag korrekt und pünktlich aufgezeichnet. Verlorene und Vergessene Fahrten sind daher Geschichte!

Die Verwendung einer elektronische Fahrtenbuchlösung beeinflusst die Verhaltens-Psychologie des Personals bei der Arbeit. Wenn wir einen effizienten Workflow wollen, ist auch die psychologische Produktivität unserer Mitarbeiter sehr wichtig. Die GPS-Ortung und die Verfolgung durch die Disposition im Unternehmen, kann dem Fahrer ein persönliches Follow-up-Gefühl geben. In diesem Sinne wird das elektronische Fahrtenbuch eine komfortable und produktive Arbeit schaffen, da es mit der technologischen Anwendung aufzeichnet, die der Fahrer nicht einmal wahrnehmen wird. Darüber hinaus wird auch die persönliche Menschenwürde, durch entsprechende technische Maßnahmen des Mitarbeiters respektiert.

Ihr elektronisches Fahrtenbuch wird Ihnen automatisch per E-Mail im Excel-, CSV- oder PDF-Format zur Verfügung gestellt und Sie erhalten einen schnellen Zugriff auf die Daten.

Sie können von überall (PC, Laptop, Tablett, Handy-App) auf das System zugreifen, wenn Sie schnellen Service im Flottenmanagementbereich wünschen.  Ob Klein- oder Großunternehmen, schaffen Sie mehr Effizienz in Ihrem Fuhrpark, nutzen Sie die technologische Anwendung und haben Sie stets eine Live-GPS-Übersicht über die Aktivitäten Ihrer Flotte.

Mit GPS-Ortungssystemen der Firma Easytrack haben Sie nicht nur eine professionelle Lösung zur Fahrtenbuchführung, sondern ein professionelles, verantwortliches und gesetzlich anerkanntes smartes GPS-Flottenmanagementsystem im Einsatz!

Ein manuelles erfassen des Fahrtenbuches im MS-Excel-Format ist laut Finanzamt nicht ordnungsgemäß, weil keine Manipulationssicherheit besteht und die Daten nachträglich verändert werden können.

Lassen Sie Ihre Aufzeichnungen in Zukunft vollautomatisch von unseren Telematik Systemen schreiben, einfach und unkompliziert! Wir bieten Ihnen branchenbasierte, maßgeschneiderte GPS-Tracker-Lösungen.

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Das intelligente elektronische Fahrtenbuch
Verwendung des Digitalen Fahrtenbuches

Verwendung des digitalen Fahrtenbuches

Das elektronische Fahrtenbuch oder das digitale Fahrtenbuch kann verwendet werden für:

Aufzeichnung und Verwaltung von Instruktionen und Ereignissen: Das elektronische Fahrtenbuch

eignet sich perfekt für die Aufzeichnung und Verwaltung von Ereignissen sowie für die Erteilung von Anweisungen. Dies liegt daran, dass ein Fahrtenbuch einen vereinfachten Dateneingabeprozess hat, der eine minimale Verwendung der Tastatur erfordert.

 

Erstellen von Audit-Trails: Dieses elektrische Fahrtenbuch bietet Audit-Trails für jede Gelegenheit.

Verfolgen des Fortschritts: Sie können den Fortschritt von “offenen” Ereignissen überwachen und verfolgen.

Integration mit PIMS: Das elektronische Fahrtenbuch kann ins Anlageninformationssystem integriert werden, um Kraftstoff bzw. Tankinhalt sowie andere manuell erfasste Prozessdaten bereitzustellen.

Wichtige Ereignisse bzw. Aktionen melden: Das Fahrtenbuch gibt regelmäßig Alarmmeldungen per SMS, E-Mail oder Pager.

Integration in LIMS: Das elektrische Fahrtenbuch ermöglicht z.B. die Integration mit Laborinformationsmanagementsystemen, um zu testende Anforderungsproben zu erhalten oder Musteranfragen und Ergebnisse zu erhalten.

Verwaltung der Wartung: Das digitale Fahrtenbuch initiiert Wartungsanfragen durch Integration in computerbasierte Wartungsmanagementsysteme.

Beschleunigen Sie die ‘Shift-Übergabe’:

Das elektrische Fahrtenbuch sorgt auch für Transparenz und fördert den Informationsaustausch über alle wesentlichen operativen Tätigkeiten. Dazu gehören Wartung, Produktion, Planung, Qualität, etc…

Vorteile des elektronischen Fahrtenbuches

Benutzerfreundlichkeit: Das digitale Fahrtenbuch hat in der Regel zwei Benutzeroberflächenumgebungen, und zwar:

  • Die webfähige Umgebung für die Thin-Client-Bereitstellung
  • Der traditionelle Thick-Client, welcher verwendet wird, wenn erweiterte Berichtsfunktionen gefordert werden.

Beide Benutzeroberflächen unterstützen eine intuitive Umgebung für die Dateneingabe und Verwaltung mit Point-and-Click-Auswahl und konfigurierbaren Dropdown-Menüs, um die Tastatureingabe zu mindern.

Tracking bis zum Abschluss: Der Wartungs-Manager überwacht effektiv alle offenen Protokolle bis sie abgeschlossen sind, indem er detaillierte Informationen über den Verlauf jedes Protokolls bereitstellt, wie z.B. wer es derzeit verarbeitet oder verarbeitet hat und wann es ausgeführt werden soll. Diese Informationen sind wichtig, wenn es darum geht die Übergabe zu verschieben, da sie dem Manager ermöglichen, den laufenden Status aller offenen Protokolle leicht zu sehen.

Operator-Eingang: Ein Operator kann das digitale Fahrtenbuch verwenden, um ein neues Protokoll zu erstellen, z. B. die Meldung einer undichten Pumpe o.ä. Dieses Protokoll informiert den Wartungsmanager automatisch über eine Warnung.

Der Wartungsmanager sendet dann schnell eine SMS, E-Mail oder ein Pager-Signal mit Anweisungen an den Wartungsingenieur. Der Wartungsingenieur wird wiederum die Reparatur der undichten Pumpe planen.

Bewertung von Ereignissen: Der Wartungsmanager ist in der Lage, die Teamleistung zu bewerten, um die reaktive und proaktive Wartungsaktivität zu verbessern, insbesondere wenn sowohl die Filter- als auch die Berichtsfunktionen effizient genutzt werden.

Es stehen im Allgemeinen zwei grundlegende Arten von Berichten zur Verfügung:

  • Eigenständige gefilterte Angebote
  • Ursache und Wirkung oder verkettete Ansicht

Informationen, die in Ihrer Fahrtenbuch erfasst werden sollen

Wenn Sie ein elektronisches Fahrtenbuch erstellen, muss es bestimmte Informationen erfassen.  Sie können im Microsoft Excel ein elektronisches Fahrtenbuch erstellen, um die Details des Trackers zu erfassen oder von unsere Fahrtenbuch Vorlage eine Kopie herunterladen.

Folgende Informationen müssen ins Fahrtenbuch aufgenommen werden:

 

  • Offizielles Kennzeichen
  • Kilometerstand und Endkilometer am Ende der Fahrt
  • Treiber
  • Startdatum
  • Datum
  • Name
  • Anfangskilometer
  • Endkilometer
  • Gefahrene Kilometer
  • Schnitt
  • Privatfahrt
  • Zweck der Reise
  • Route

Mit der Easytrack GPS-Lösung können Sie permanent die Fahrzeugbewegungen überwachen und über alle Details zu Ihren Fahrzeugen auf dem Laufenden bleiben.

Weitere Vorteile des elektronischen Fahrtenbuches

Verwaltung: Unser elektrisches Fahrtenbuch kann sowohl für den Arbeitgeber als auch für die Mitarbeiter viel Zeit sparen. Das Fahrtenbuch für Österreich wird automatisch generiert und erleichtert es Arbeitgebern, zwischen geschäftlichen bzw. privaten Fahrten und dem daraus resultierenden Anspruch auf eventuelle Zuschüsse zu unterscheiden. Die Mitarbeiter können in dem Fall auch sicher sein, dass ihre privaten Fahrten vor unbefugter Kontrolle sicher sind.

Der #1 Vorteil besteht darin, dass jedes Dokument in elektronischer Form ist, und es keine Notwendigkeit für das Scannen von Dokumenten gibt, wodurch die Archivierung klarer und einfacher wird.

Transparenz: Alle Aufzeichnungen sind dank des elektrischen Fahrtenbuches glasklar und transparent. Da die Informationen, die wir aus unserer GPS-Einheit generieren einfach sind, kann man Streitigkeiten über den primären Zweck der Fahrt und die Arbeit des Fahrers oder einen anderen Fehler betreffend Arbeitsstruktur vermeiden.

Effizienz: Unser System ermöglicht es Benutzern, die Kosten der Flotte zu senken. Der wesentliche Vorteil ist die einfache Überwachung der technischen Bedingungen der Fahrzeuge, des Kraftstoffverbrauchs sowie der Gesamtkosten der ganzen Flotte. Das System verfolgt auch allgemeine Serviceintervalle, um unnötige Ausfallkosten durch Nichteinhaltung zu vermeiden. Solange sich die Nutzer an die Fahrtenbuch-Bestimmungen halten, sind die Informationen sicher. Diese Effizienz macht das gedruckte Fahrtenbuch konform mit der Fahrtbuch-BMF-Anforderung.

Sicherheit: Die Verkehrssicherheit spielte schon immer eine äußerst wichtige Rolle. Unser GPS-Trackingsystem erfasst im Fahrtenbuch die Geschwindigkeit und die Wegstrecke bzw. die gefahrenen Kilometer. Daher müssen sich die Mitarbeiter an die Verkehrsregeln halten, um das Verletzungsrisiko für sich und andere zu minimieren.

Geschwindigkeit: Mit dem elektronischen Fahrtenbuch wird das Verwalten der Daten über die Fahrer einfacher und kann über die Fahrtenbuch-App auf Ihrem Smartphone oder im Internet problemlos abgerufen werden. Der Zugriff auf das System kann auch so eingestellt werden, dass die Mitarbeiter nur eingeschränkt sichtbar sind.

Das elektronische Fahrtenbuch ermöglicht es dem Anwender, schnell Tankinformationen zu importieren, was nur wenige Sekunden dauert und damit vor allem bei der Kostenrechnung viel Zeit spart.

Inhalt eines guten elektronischen Fahrtenbuches

Wenn Sie ein Firmenfahrzeug für private und geschäftliche Zwecke nutzen, kann ein elektronisches Fahrtenbuch die Alternative für Sie sein, die berufliche Reise als Werbekosten für Steuerzwecke anzugeben. Das Fahrtenbuch wird daher zur Trennung von beruflichen und privaten Reisen verwendet.

Das elektronische Fahrtenbuch muss folgende Daten oder Informationen enthalten:

  • Datum und Kilometerstand am Anfang sowie am Ende jeder einzelnen Berufs-/Betriebsfahrt
  • Reisezweck sowie besuchte Geschäftspartner
  • Urlaubsziel
  • Umwege
  • Angabe über den Zweck der Fahrt

Funktionen eines guten Fahrtenbuches

Damit Ihr elektronisches Fahrtenbuch effizient ist, sollte es bestimmte Funktionen aufweisen, die nicht beeinträchtigt werden können. Dazu gehören:

  • Automatische Protokollierung
  • Geokodierung
  • Statistisches Tracking
  • Aktivitäts- und Manöververfolgung
  • Kommunikation
  • Übertragungsoptionen
  • Astrophysik
  • NMEA
  • Extras

Mit der Easytrack GPS-Lösung können Sie die Fahrzeugbewegungen wirklich überwachen und über alle Details zu Ihren Fahrzeugen auf dem Laufenden bleiben.